SMART WORKING: LE ULTIME NOVITÀ IN MATERIA

NEWS – DAL 1 APRILE CAMBIAMENTI E NUOVE REGOLE

Smart-working al capolinea

La fine dell’era dello smart working come diritto universale è segnata dalla scadenza, a fine marzo, dell’ultima proroga che permetteva a tutti i lavoratori, specialmente quelli fragili o con figli sotto i 14 anni, di lavorare da remoto. Con la fine delle modalità semplificate, il lavoro agile ora richiede un accordo individuale tra azienda e lavoratore, con la reintroduzione di adempimenti e garanzie sindacali.

Nonostante l’ampio uso nel 2023, con 35 milioni di lavoratori coinvolti, si anticipa un calo nell’adozione di questa modalità nel 2024, specialmente tra le PMI, a causa degli oneri burocratici e di percezioni di minor produttività e engagement. I vantaggi dello smart working, come la riduzione dei tempi di trasferimento e una maggiore flessibilità nella vita lavorativa, sono riconosciuti. Sebbene l’utilizzo dello smart working si ridurrà, rimarrà un importante strumento di welfare aziendale, in una forma più limitata e strutturata.

Cosa cambia dal 31 Marzo 2024?

Il cambiamento influisce sul metodo di implementazione del lavoro agile valido dopo il 31 marzo. Una volta terminate le disposizioni temporanee, anche i lavoratori che godevano di protezioni specifiche dovranno aderire alle normative stabilite dalla legge 81 del 2017 per poter lavorare in modalità agile. Un elemento cruciale sarà la necessità di stipulare un accordo scritto: diversamente da quanto avvenuto durante la pandemia, che permetteva l’attivazione del lavoro agile per tutti tramite un semplice scambio di e-mail, e nel periodo successivo, riservato solo a determinate categorie, si renderà indispensabile formalizzare un’intesa specifica tra datore di lavoro e lavoratore.

Per quanto riguarda le modalità di comunicazione amministrativa del ricorso al lavoro agile, anche i lavoratori che oggi hanno un regime semplificato saranno soggetti alla disciplina ordinaria: quindi, al contrario di quanto accade oggi per questi soggetti, le comunicazioni con l’applicativo disponibile sul portale “servizi lavoro“ dovranno allegare anche l’accordo individuale.

Cosa succederà?

Secondo un report del PoliMI dal titolo “Smart Working: gli impatti su organizzazioni e società”, vedremo consolidate le modalità di lavoro agile attualmente utilizzate. Solo un 6% delle aziende infatti non sa ancora se manterrà questo modello di lavoro in futuro.

Secondo quanto riporta il report “Smart Working: gli impatti su organizzazioni e società” infatti il numero di lavoratori in modalità agile è cresciuto notevolmente dopo il periodo di pandemia, si è passati da circa 570.000 lavoratori a 2.110.000; dato che negli ultimi anni è calato ma che al momento è in ripresa.

La pandemia ha quindi da il lancio all’adozione del lavoro flessibile, e ora, con il progressivo ritorno negli uffici, emerge la necessità di definire nuovi modelli lavorativi che rispecchino i cambiamenti avvenuti.

Il futuro dello smart-working

Secondo i ricercatori che hanno redatto il report sopra citato, nelle grandi aziende e in parte anche nelle piccole-medie imprese si è aperto un nuovo spazio per lo sviluppo delle modalità di lavoro. Un campo fertile e adatto alle innovazioni, come ad esempio la “settimana corta“, già avviata in alcuni paesi o l’introduzione di orari maggiormente flessibili. Lasciando aperta la possibilità di formare nuove figure adatte a gestire questo tipo di cambiamento.

 

---

 

Crescita del benessere

Secondo uno studio del Politecnico di Milano, il benessere dei lavoratori in termini psicologici, fisici e relazionali migliora quando è possibile scegliere il luogo fisico nel quale dedicarsi alla prestazione lavorativa e soprattutto il come e la modalità in cui la si svolge.

Dal seguente studio, emerge che: 

• Un 12% dei lavoratori sperimenta un benessere ottimale in tutte e tre le dimensioni grazie allo smart working.
• L’efficacia dello smart working è legata alla flessibilità oraria, all’orientamento agli obiettivi e al riconoscimento del valore del lavoro svolto.
• Il benessere generato da queste pratiche porta a miglioramenti nella qualità del lavoro e nelle performance aziendali.

Questi risultati sottolineano l’importanza per le aziende di adottare approcci al lavoro flessibili e orientati agli obiettivi per promuovere il benessere dei dipendenti e ottenere benefici a livello organizzativo.

Compatibilità dello Smart Working con l’azienda

La compatibilità con lo smart working per i lavoratori fragili deve essere valutata anche alla luce delle esigenze concrete dell’azienda, secondo quanto deciso dal Tribunale di Trieste il 21 dicembre affrontando, per la prima volta a quanto risulta, questo tema.

Questa è la decisione decretata dal Tribunale di Trieste che per la prima volta affronta in aula questo argomento. Il caso in questione riguarda una dipendente certificata come “Lavoratrice Fragile“, l’impiegata avrebbe contestato la decisione del datore di lavoro di cambiare la gestione organizzativa delle attività e svolgere quindi tre giorni in presenza e due da remoto.

A seguito del rifiuto da parte del datore di lavoro di concedere lo smart working totale, ovvero tutti e cinque i giorni lavorativi della settimana, giudicando la formula proposta dalla dipendente in questione come incompatibile con le esigenze dell’azienda; il tribunale ha sostenuto quindi che il diritto allo smart working è subordinato al giudizio del datore di lavoro e alle esigenze aziendali.

Dunque è possibile una modalità di lavoro ibrida, che combina presenza in ufficio e lavoro da remoto, basata sull’organizzazione aziendale.

No al licenziamento

La Corte di Cassazione Civile stabilisce nell’ordinanza 2761 del 30/01/2024 che non è possibile licenziare un dipendente per violazioni dell’orario di servizio se questo lavora da casa, a meno che non si dimostri che il dipendente si dedichi ad attività incompatibili con quelle lavorative.

La decisione sottolinea:

• l’importanza dell’apporto di risultato e non della presenza fisica in ufficio
• Il licenziamento per violazione dell’orario di servizio è illegittimo se il lavoratore può svolgere le sue mansioni da casa.

 

Cosa è lo SMART WORKING?

Un modello innovativo di organizzazione, che riconosce il valore professionale del lavoratore, a cui viene data maggiore autonomia nella scelta degli orari e spazi di lavoro: non deve presentarsi in ufficio, ma accetta di misurarsi sui risultati. Si tratta di un accordo tra datore di lavoro e lavoratore, si può applicare a qualsiasi lavoratore subordinato, sia nel privato che nel pubblico, anche ad apprendisti part-time, tempi determinati, somministrati.

Non bisogna dimenticare che il questa metodologia di lavoro deriva da un accordo tra le parti.

Fino al 31 marzo 2022 la modalità di smart working può essere imposta dal datore di lavoro, i lavoratori non possono rifiutarsi anche in ragione delle necessarie forme di tutela della salute degli stessi lavoratori. Il datore di lavoro dovrà mettere i lavoratori nelle condizioni di lavorare in tale modalità, fornendo ove necessario la strumentazione di lavoro e i relativi annessi.

Dal 01 aprile 2022 invece il lavoro smart dovrà derivare da un accordo  tra datore di lavoro e lavoratore, i quali dovranno finalmente sottoscrivere in un accordo strutturato i rispettivi impegni e agevolazioni. E’ importante ribadire quindi il principio della volontarietà, quale elemento essenziale dell’accordo, il Protocollo Ministeriale afferma che il rifiuto ad aderire ad una proposta datoriale di smart working non integra gli estremi di licenziamento per giusta causa o giustificato motivo, ne quelli per un provvedimento disciplinare.

La stipula dei nuovi accordi potrà essere l’occasione per definire e cristallizzare l’esperienza di questi due anni di “telelavoro forzato” ma anche una buona opportunità per cercare di risolvere quelle problematiche che hanno accompagnato, a scapito di entrambe le parti, questo difficile periodo di transizione.

Come stipulare un buon accordo di smart working ?

Il Ministero del lavoro il 07 dicembre 2021 ha sottoscritto un protocollo sul lavoro agile per agevolare e rendere strutturale il ricorso a tale modalità di erogazione della prestazione di lavoro. Il Protocollo rappresenta una serie di linee guida per indirizzare la contrattazione collettiva alla definizione di accordi collettivi specifici dei vari settori rappresentati.

Criteri di base: rimane fermo il riferimento al dettato normativo di base Legge 81/2017 art 18-24 che prevede alcuni principi base (art 1 protocollo nazionale ):

• Il lavoro agile è una prestazione di lavoro subordinata che si svolge in parte all’interno del perimetro aziendale ed in parte fuori, entro i limiti di durata massima dell’orario giornaliero e settimanale previsti dalla legge o dal contratto collettivo;
• Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento della strumentazione tecnologica assegnata al dipendente per lo svolgimento dell’attività lavorativa;
• La prestazione agile è conseguente alla stipula scritta di un accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore (art. 19), ove, ad oggi, vanno anche indicati i tempi di riposo, le misure tecniche ed organizzative finalizzate ad assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

L’accordo scritto tra datore di lavoro e lavoratore deve adeguarsi ai contenuti delle eventuali previsioni della contrattazione collettiva di riferimento e prevedere gli elementi di seguito elencati (art 2 protocollo nazionale )

• durata dell’accordo, a termine o a tempo indeterminato;
• alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
• luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali;
• gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
• indicazione degli strumenti di lavoro;
• tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
• forme e modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4 della L. n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
• attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
• forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali;
• previsione che in presenza di un giustificato motivo, sia il datore sia il lavoratore possono recedere prima della scadenza del termine nel caso di accordo a tempo determinato oppure senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato.

Diritto alla disconnessione (art 3 – protocollo nazionale )

• l’attività lavorativa svolta in modalità agile si caratterizza per l’assenza di un preciso orario di lavoro e per l’autonomia nello svolgimento della prestazione nell’ambito degli obiettivi prefissati, nel rispetto dell’organizzazione delle attività assegnate dal responsabile a garanzia dell’operatività dell’azienda e dell’interconnessione tra le varie funzioni aziendali;
• la prestazione in smart working può essere articolata in fasce orarie, individuando, in ogni caso, la fascia di disconnessione nella quale il lavoratore non eroga la prestazione lavorativa; a tal fine, devono essere adottate specifiche misure tecniche e/o organizzative per garantire la fascia di disconnessione;
• nei casi di assenza c.d. legittima (es. malattia, infortuni, permessi retribuiti, ferie, etc.), il lavoratore può disattivare i propri dispositivi di connessione;
• il lavoratore può richiedere la fruizione dei permessi orari previsti dai contratti collettivi o dalle norme di legge (a titolo esemplificativo, i permessi per particolari motivi personali o familiari, di cui all’art. 33 della L. n. 104/1992);
• non possono essere di norma previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario.

Luoghi e strumenti di lavoro, attenzione agli strumenti di controllo e alla privacy dei lavoratori (artt. 4 e 5 protocollo nazionale )

• il lavoratore è libero di individuare il luogo ove svolgere la prestazione in modalità agile purché lo stesso abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione, in condizioni di sicurezza e riservatezza;
• il datore di lavoro di norma fornisce la strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile;
• se le parti concordano l’utilizzo di strumenti tecnologici e informatici propri del lavoratore, provvedono a stabilire i criteri e i requisiti minimi di sicurezza e possono essere previste eventuali forme di indennizzo per le spese;
• attenzione alle occasioni di controllo a distanza dei lavoratori che rischiamo di moltiplicarsi pericolosamente, in profondo contrasto con l’Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Tale norma vieta infatti, l’uso di ogni strumento che consenta il controllo a distanza dei lavoratori, facendo limitate eccezioni per gli “strumenti di lavoro” e gli apparecchi il cui utilizzo sia stato autorizzato da un accordo sindacale o, in mancanza da un provvedimento dell’Ispettorato del Lavoro. Le aziende devono quindi valutare quali strumenti utilizzati possano compromettere la privacy dei propri dipendenti con un effettivo “rischio di controllo”. In base a tale valutazione verranno poi stipulati i necessari accordi.

Obblighi assicurativi, cosa devo comunicare all’INAIL in caso di attivazione dello Smart Working (artt 6 e 7 protocollo nazionale )

• la norma di riferimento sono gli artt. 18,22 e 23 della L. 81/2017 e il D. Lgs 81/2008
• di norma il lavoratore essendo già assunto presso il datore di lavoro è già tutelato contro gli infortuni e quindi il datore di lavoro non dovrà presentare nessuna nuova denuncia ad Inail relativa ad un nuovo obbligo assicurativo.
• per i lavoratori agili, al pari di tutti gli altri lavoratori dipendenti, la retribuzione imponibile su cui calcolare il premio dovuto all’INAIL è la retribuzione effettiva;
• la classificazione INAIL per il lavoro agile non comporta alcuna variazione nella voce di rischio in quanto il rapporto assicurativo con l’INAIL riconduce, pertanto, le attività svolte da un’azienda a una o più lavorazioni previste in tariffa e il premio viene calcolato in ragione di tale classificazione;
• premesso che la prestazione in modalità agile deve essere eseguita esclusivamente in ambienti idonei, ai sensi della normativa vigente in tema di salute e sicurezza e di riservatezza dei dati trattati, il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali;
• in caso di infortunio appare, altresì, evidente come una chiara individuazione del luogo di svolgimento della prestazione lavorativa, delle modalità concordate per l’esecuzione di tale prestazione e delle attività concrete nella quale si realizza agevoli la riconduzione o meno degli eventi a cause lavorative;
• nel caso di infortunio in itinere, il contenuto dell’accordo fra le parti costituisce un elemento essenziale per la valutazione ai fini del riconoscimento dell’evento da parte dell’INAIL.
• il datore di lavoro deve sempre presentare la denuncia di infortunio all’INAIL con le tempistiche previste dalla normativa e deve farlo indipendentemente da ogni sua valutazione in ordine al fatto che l’evento sia attribuibile a cause di lavoro. La valutazione sull’indennizzabilità del caso è, infatti sola competenza dell’INAIL, mentre il mancato assolvimento dell’obbligo di denuncia comporta l’irrogazione al datore di lavoro della sanzione amministrativa prevista per tale inottemperanza

Parità di trattamento, pari opportunità, lavoratori fragili e disabili, welfare (artt. 8,9,10,11 protocollo nazionale )

• ciascun lavoratore agile ha diritto, rispetto ai lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dei locali aziendali, allo stesso trattamento economico e normativo;
• ciascun lavoratore agile ha diritto agli stessi premi di risultato, e alle stesse opportunità rispetto ai percorsi di carriera, di iniziative formative e di ogni altra opportunità di specializzazione e progressione della propria professionalità, nonché alle stesse forme di welfare aziendale e di benefit previste dalla contrattazione collettiva dei lavoratori che non svolgono l’attività in smart working;
• le Parti sociali promuovono lo svolgimento del lavoro in modalità agile, garantendo la parità tra i generi, anche per favorire l’effettiva condivisione delle responsabilità genitoriali e accrescere la conciliazione tra i tempi di vita e i tempi di lavoro;
• le Parti sociali si impegnano a facilitare l’accesso al lavoro agile per i lavoratori in condizioni di fragilità e di disabilità, anche nella prospettiva di utilizzare tale modalità di lavoro come misura di accomodamento ragionevole.

Protezione dei dati personali e riservatezza (art.12 protocollo nazionale )

• il lavoratore in modalità agile è tenuto a trattare i dati personali cui accede per fini professionali in conformità alle istruzioni fornite dal datore di lavoro;
• il lavoratore è tenuto, altresì, alla riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in proprio possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale;
• il datore di lavoro adotta tutte le misure tecnico-organizzative adeguate a garantire la protezione dei dati personali dei lavoratori in modalità agile e dei dati trattati da questi ultimi. Resta ferma la normativa vigente sul trattamento dei dati personali e, in particolare, il Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR);
• il datore di lavoro informa il lavoratore agile in merito ai trattamenti dei dati personali che lo riguardano, anche nel rispetto di quanto disposto dall’art. 4 Stat. Lav.
• il datore di lavoro fornisce al lavoratore agile le istruzioni e l’indicazione delle misure di sicurezza che lo stesso deve osservare per garantire la protezione, segretezza e riservatezza delle informazioni che egli tratta per fini professionali;
• il datore di lavoro/titolare del trattamento deve aggiornare il registro del trattamento dei dati connessi alle attività svolte anche in modalità di lavoro agile;
• il datore di lavoro promuove l’adozione di policy aziendali basate sul concetto di security by design, che prevedono la gestione dei data breach e l’implementazione di misure di sicurezza adeguate che comprendono, a titolo meramente esemplificativo, se del caso la crittografia, l’adozione di sistemi di autenticazione e VPN, la definizione di piani di backup e protezione malware;
• il datore di lavoro favorisce iniziative di formazione e sensibilizzazione dei lavoratori sia sull’utilizzo, custodia e protezione degli strumenti impiegati per rendere la prestazione, sia sulle cautele comportamentali da adottare nello svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, compresa la gestione dei data breach; leggi anche Smart Working: la protezione dei dati aziendali.

Come richiedere lo smartworking con procedura semplificata fino al 31 marzo 2024? 

Fino al 31/03/2024 rimane ancora possibile instaurare il lavoro da remoto con modalità semplificata, senza cioè stipulare un accordo individuale con ciascun lavoratore interessato. Anche con questa modalità è comunque necessario fornire l’informativa sulla sicurezza predisposta dall’INAIL è procedere con la comunicazione telematica al Ministero.

Attivazione automatica della modalità di lavoro agile

L’autocertificazione, da compilare tramite il sito di clic lavoro, sostituisce fino al 31 marzo 2024 l’accordo individuale previsto dalla L.81 del 2017, deve riportare:

1. la data di sottoscrizione – corrispondente alla data di inizio del periodo di smart-working
2. file accordo: un file pdf/a contenente una autodichiarazione dell’azienda nella quale sia presente un riferimento al DPCM citato e le informazioni anagrafiche, tipo il CF del lavoratore in smart working
3. tutte le  altre informazioni previste dalla norma Manuale-Smart-Working.pdf
4. deve assolvere gli obblighi informativi previsti dalla norma tramite il modello predisposto dal Ministero INFORMATIVA-SICUREZZA-smart-working

Casi aziendali

• Philip Morris – multinazionale del tabacco – Arrivati i nuovi computer ma la vera sfida è il salto culturare nell’organizzazione.pdf
• FITT spa – produzione tubi ad alto contenuto innovativo finalizzati al passaggio di fluidi per uso domestico, professionale e industriale – Dopo la sperimentazione l’accordo diventa a tempo indeterminato.pdf

Potrebbe interessarti anche:

• BONUS NATALE 2024: COS’È E COME RICHIEDERLO
• LE NOVITÀ DELLA LEGGE DI BILANCIO 2025 PER PMI E PROFESSIONISTI
• PREVIDENZA COMPLEMENTARE – TUTTE LE TIPOLOGIE DI VERSAMENTO
• FLUSSI DI INGRESSO PER LAVORATORI STRANIERI 2025: REQUISITI E SETTORI AUTORIZZATI
• NOVITÀ SULLE PENSIONI 2025: INCENTIVI E FLESSIBILITÀ PER I LAVORATORI

Torna alla pagina iniziale.https://www.studiocampagnoli.it/